Direito estabelecido por lei, o vale-transporte (VT) é um recurso que permite o deslocamento do trabalhador no seu dia a dia. As empresas precisam se organizar para que esse benefício seja pago corretamente todos os meses aos seus colaboradores. Para facilitar a tarefa, há quem recorra à gestão automatizada do pagamento.

Automatizar o processo significa fazer com que ele deixe de ser realizado manualmente e passe a ser executado por um sistema ou programa. Rodolpho Espinoza, diretor comercial (CCO) da empresa especializada VT Soluções, explica que os negócios aderem à automação por compreenderem que há benefícios tanto para a contratante quanto para os seus funcionários.

“A automação na gestão do VT oferece às empresas uma maior precisão e transparência nos processos, evitando erros manuais e otimizando o tempo do RH com tarefas administrativas. Com um sistema automatizado, é possível gerenciar melhor a distribuição do benefício, analisar o uso real de cada colaborador e evitar desperdícios”, afirma Espinoza.

Além disso, a automação facilita a adaptação do benefício às mudanças de tarifa e nas necessidades dos colaboradores de forma ágil. Ao reduzir o tempo e os recursos empregados na administração manual, a empresa ganha em produtividade e, ao mesmo tempo, gera economia, acrescenta o CCO.

Espinoza ressalta ainda a importância da roteirização, isto é, fazer cálculos que consideram a rota mais econômica e otimizar a quantidade de passes para cada trajeto. Isso evita tanto gastos excessivos quanto possíveis faltas ou atrasos do trabalhador.

“Se o colaborador faz uma rota com dois ônibus para ir e dois para voltar, mas é possível fazer com apenas um na ida e outro na volta, chamamos isso de roteirização. Esse método permite que o benefício seja concedido de forma justa e equilibrada, garantindo que cada colaborador tenha acesso ao transporte, mas sem onerar a empresa com gastos desnecessários”, diz.

Ele traz ainda mais um caso para ilustrar as vantagens da automação. Nele, o colaborador recebe no VT R$ 320 e, ao final do mês, sobram R$ 128. “Ao invés da empresa colocar os R$ 320 novamente, ela só irá depositar o que falta para completar o saldo (R$ 192). No final de cada mês, será uma economia de até 40% para o empregador”, completa.

Segundo Espinoza, se essa lógica for implementada em uma empresa com milhares de funcionários, o resultado será uma economia significativa. Com isso, a companhia pode alocar os recursos poupados em iniciativas que promovam a satisfação dos funcionários.

“Exemplos incluem a criação de programas de bem-estar e saúde mental, desenvolvimento de novos benefícios, ou até melhorias no espaço físico da empresa. Outro ponto importante é a possibilidade de promover treinamentos e desenvolvimento profissional, o que contribui diretamente para a valorização dos colaboradores e aumenta a retenção de talentos”, declara Espinoza.

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